SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di organisir dengan berpedoman pada tiga asas yaitu:

1.       Azas sentralisasi (Pemusatan)

2.       Azas Desentralisasi (Pemencaran)

3.       Azas Gabungan atau kombinasiantrara sentralisasi dan Desentralisasi.

A.      Azas sentralisasi( Pemusatan)

Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi. Misalnya:

1.       Penggadaan

2.       Pengelolaan arsip

3.       Pengetikan surat dll.

Azas sentralisasi bagi pekerjaann kkantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-menerus.

Kebaikan atau keuntungan penerapan azas sentralisasi adalah

1.       Mudah menyeragamkan cara kerja

2.       Mudah melakukan pengawasan

3.       Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.

4.       Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor

5.       Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Kerugian atau kekurangan penggunaan azas sentralisasi adalah;

1.       Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting  dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.

2.       Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.

B.      Azas Desentralisasi (Pemencaran)

 Adalah : Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan.

Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.

Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan, penggadaan dll.

Kebaikan atau Keuntungan penerapan azas Sentralisasi adalah.

1.       Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancer jalanya.

2.       Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-masing bagian atau dii desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang bersifat teknis.

Sarana Management

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

1.      Man (SDM)

Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

2.      Money (uang)

uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

3.      Materials (bahan)

Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

4.      Machines (mesin)

Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

5.      Methods (metode)

Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

6.      Market (pasar)

Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Manajer Kantor

Dengan luasnya lingkup bidang kerja manajemen perkantoran,  maka menejemen perkantoran kini tidak lagi sekedar mencatat keterangan, melainkan  antara lain melakukan analisis dan membuat rencana.

Manajer adalah:  pejabat pimpinan yang  bertugas melakukan perbuatan mengerakkan pegawai dan mengerakkan sarana.

Tugas setiap manajer adalah: memperhatikan perkembangan manajemen perkantoran sesuai  dengan kemajuan dewasa ini, terutama segi-segi yang berhubungan dengan pendidikan dan latihan, karena ini harus membimbing kemajuan dan kecakapan para pegawai bawahanya.

J.C Denyer menyebutkan pentingnya system perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat antara lain berupa:

1.     Kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

2.     Pengurangan keterlambatan.

3.     Control yang lebih baik terhadap pekerjaan.

4.     Penghematan tenaga kerja

5.     Kemudahan dalam melatih para pegawai.

Dua tugas pokok setiap manajer pada jenjang organisasi apapun yakni: 

1.     Mengerakkan sekelompok petugas , dalam arti mendorong, memimpin, dan menertibkan para pelaksana agar  melakukan berbagai kegiatan yang menuju kea rah tercapainya tujuan organisasi yang telah di tentukan.

2.     Mengerakkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaian, menetapkan langkah dan menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya, alat, bangunan, metode, dan sumber lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.

Pada dasarnya kewajiban manajer kantor dapat diuraikan sebagai berikut:

1.     Dalam hubunganya dengan manajer Puncak (Top Management)

2.     Dalam hubunganya dengan Pekerjaan.

3.     Dalam hubunganya dengan bawahan.

4.     Dalam hubunganya dengan Teman sekerja.