APLIKASI PERKANTORAN

PENGORGANISASIAN KANTOR

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tersebut.

1. Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:

a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1. Unsur inti adalah manusia

yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.

Setelah organisasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

2. Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi:

a. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh pribadi mereka.
b. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin, perlengkapan kantor dan komputer.

c. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas menejer.