KIAT MENGELOLA RAPAT AGAR SUKSES

 Rapat......?   Meeting.......?, Itu mungkin kata yang sudah terbiasa terdengar di telinga kita bahkan bisa menghadapinya setiap hari. Tapi yang perlu kita ketahui dan mungkin tidak kita sadari bahwa rapat adalah bagian dari aktivitas hidup yang tentunya akan menyita waktu kita di kantor atau di organisasi manapun.  Tetapi sering kali orang menilai rapat itu dengan suatu pandangan yang negatif. Mengapa demikian? Karena sering rapat  hanya membuang waktu, pikiran, tenaga, dana dan tidak menghasilkan solusi yang tepat alias tidak efisien dan tidak efektif (tidak sukses). Inilah yang terjadi jika rapat tidak dikelola dengan baik.  Lalu bagaimana agar rapat yang kita jalani itu sukses? Berikut beberapa kiat yang penulis ambil dari beberapa sumber semoga dapat berguna.

 Meeting adalah suatu kelompok orang, berkumpul bersama berdiskusi, berdebat atau membuat keputusan.  

Karena manfaat meeting antara lain :

 1.  Untuk menyebarkan informasi kepada sekelompok orang  
2.  Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan kesalahpahaman
3. Dapat menghemat waktu
4.  Dapat menunjukan reaksi langsung sebagai hasil dari penggabungan berbagai ide
5. Dapat meminimalkan ketegangan dan mengakhiri pandangan yang saling bertentangan dengan diskusi 
6.  Dapat membantu memecahkan masalah, membuat berbagai keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan bersikap keliru.
7.  Melatih diri atau pengembangan pribadi. 

   Kita tidak peduli apakah meeting dalam skala besar/kecil, formal/informal, waktunya lama atau pendek yang terpenting adalah fokus / perhatian peserta. Oleh karena itu diperlukan persiapan yang baik karena sukses tidaknya sebuah rapat berawal dari persiapan yang matang, yaitu : 

 1.  Penunjukan orang / panitia yang betugas mempersiapkan rapat.   Orang yang ditunjuk atau diserahi tugas idealnya berkompeten, lincah,   komunikatif dan dapat berkerja sama dalam tim. 

2. Tempat rapat,   Pilihlah ruangan yang nyaman dan segar (tidak bising, tidak panas/pengab, cukup luas, jumlah kursi cukup dan tidak berbau) yang juga dilengkapi  peralatan  pendukung  lain seperti komputer/note book, focus/OHP, papan   tulis,  spidol,  pengeras  suara  dan  kertas /buku tulis. Diusahakan rapat   diselengarakan  di  lingkungan  perusahaan/organisasi  agar lebih hemat dan memudahkan konsolidasi jika kita memerlukan data tambahan penting.

 3.  Pemberitahuan undang ke peserta rapat, 

  Pemberian informasi mengenai tempat, waktu (hari, tanggal dan jam mulai sampai akhir rapat) dan topik rapat (agenda)  sebaiknya sudah beredar 2  -3 hari sebelum hari H, kecuali hal yang bersifat mendesak dan jumlah peserta sedikit pemberitahuan mendadak masih dapat dimaklumi. Sebaiknya hindari   perangkap dari multi agenda yang tidak fokus dan tidak membantu memecahkan masalah.

4.  Kuota dan kuorum

  Jangan biarkan orang yang terlibat terlalu banyak dan hanya berperan pasif   serta menciptakan keramaian saja. Perhatikan kehadiran (kuorum) orang-orang   kunci dari setiap bagian yang diundang.

  5. Pemimpin rapat,

  Penunjukan ini penting (key factors) dan sebaiknya dipilih orang yang terlibat   secara emosi dengan semangat mencari solusi tepat, terlibat secara kolektif   dengan orang lain dan mampu menerapkan strategi.     Adapun tugas pemimpin rapat yaitu menjaga agar rapat tidak keluar jalur,   memfasilitasi masukan/ide, mendukung terjadinya   partisipasi  seluruh  peserta   rapat, membantu mengembangkan solusi yang terbuka dan membantu    memperkenalkan keahlian berpikir baru.   Setelah persiapan telah diperhatikan dengan sebaik-baiknya lalu kita akan bahas  bagaimana rapat yang baik berlangsung ?  Pada saat rapat berdasarkan kesepakatan antara pemimpin rapat dengan peserta sebaiknya dilakukan :

 1.  Ciptakan suasana perkenalan yang santai bila di antara peserta rapat belum saling kenal dan ciptakan partisipasi aktif peserta.

2.  Menyetujui agenda dan alokasi waktu. Pembahasan hanya menyangkut agenda yang telah ditetapkan saja dan jika ada agenda lain akan dibicarakan di lain waktu. 

3.  Menyetujui proses termasuk aturan main misalnya pertanyaan dibatasi dalam beberapa sesi saja, pertanyaan boleh diinterupsi apabila diskusi mulai keluar dari agenda lalu boleh tidaknya menerima telpon atau sms saat rapat berlangsung 

4.  Menunjuk seorang notulen yang bertugas untuk mencatat hal –hal yang diliput dan dihasilkan. Sebaiknya seorang notulen adalah orang yang mengerti atau minimal mengenal beberapa  jargon atau  technical terms, yang dipakai dalam rapat agar minutes of meeting yang dihasilkan dapat  dimengerti para peserta dan dapat digunakan untuk menjadi pengingat hal-hal penting yang harus dilaksanakan. 

5.  Usahakan agar rapat dimulai tepat waktu jangan menunggu peserta yang datang terlambat apabila sudah masuk kuorum. Waktu rapat sebaiknya ditentukan atau dibatasi untuk idealnya satu sampai dua jam untuk mencapai solusi. Jangan biarkan waktu habis hanya untuk membahas permasalahannya saja tanpa solusi.  Pemimpin rapat wajib menuntun peserta untuk menganalisis dan membuat keputusan bersama karena orang dapat berubah jika mereka terlibat secara emosi dan berkomitmen

bersama. 

6.  Apabila rapat telah berlangsung ada yang datang terlambat, janganlah mengulang pembicaraan yang telah dibicarakan karena akan membuang waktu bagi mereka yang datang tepat waktu. 

7.  Pada akhir rapat hal yang perlu dilakukan yaitu meringkas hasil keputusan dan rencana aksi, mengingatkan tata waktu dan agenda yang akan datang dan lakukan evaluasi. 

   Dengan memperhatikan hal di atas maka diharapkan tercipta rapat yang efisien dan efektif (sukses). Kemudian yang terpenting  kita bekerja bukan untuk rapat, tetapi rapat yang kita adakan adalah untuk bekerja. Kita bisa membuat rapat yang di dalamnya ditemukan semangat demi pekerjaan, penyatuan (integrasi) strategi dan visi perusahaan /organisasi dengan melibatkan hati serta akal budi serta menghasilkan solusi tepat.Semoga

sukses !