PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN

(J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.