Komunikasi Perkantoran

   A. Komunikasi Umum

Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuantergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi yang penting dengan stakeholder yang lain. Komunikasi didefinisikan oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima pesan, serta dikatakan efektif jika pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

Bentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, tetapi berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata.

Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu:

1. Fungsi Control
komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
2.Fungsi Informasi
Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik)
3. Fungsi Motivasi
fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force (memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya.
4. Fungsi Emosi
Kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice (nasehat)  dan tanggapan lisan dari orang lain.

B. Proses Komunikasi

Bentuk yang paling dasar dalam berkomunikasi adalah komunikasi tanpa kata, yaitu: menggunakan isyarat, gerak tubuh, dan ekspresi wajah.

Proses komunikasi dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada orang lain.

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan, panjang,
    organisasi,nada serta yang semuanya tergantung pada ide, audien, pembawaan
    diri dan mood pengirim.

3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media
    yang tergantung pada pesan, lokasi audien, kebutuhan dan kecepatan diterima, dan
      formalitas yang dibutuhkan.

4. Penerima mendapatkan pesan.

5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang disampaikan.

6. Penerima memberikan feedback  yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari
     pesan atau komunikasi yang telah dilakukan.

 

C. Komunikasi yang Efektif 

Thomas dan Schmidt pada tahun 1976 melakukan penelitian dimana hasilnya adalah bahwa komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antar pribadi.

Quible (2001)mengilustrasikan delapan manfaat komunikasi yang efektif sebagai berikut:

1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat

2.Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat.

3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif.

4. Meningkatkan produktivitas.

5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat.

6. Meningkatkan citra professional.

7. Meningkatkan tanggapan stakeholders

8. Menjadikan materi promosi lebih besar .

Selain itu, Pesan yang efektif memiliki ciri- ciri sebagai berikut:

•Menyediakan informasi yang praktis

•Memberikan fakta dibandingkan kesan

•Menyatakan tanggungjawab secara jelas, dan menjelaskan apa yang kita harapkan
  atau apa yang kita lakukan.

1.      Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran

            Komunikasi adalah penyampaian warta (informasi) yang mengandung berbagai macam keterangan dari satu pihak (pengirim) kepada pihak lain (penerima).

                                    Komunikasi bisa berlangsung kalau memiliki unsur-unsur berikut ini :

            1.  Pengirim warta (Comunicator)

            2.  Warta/keterangan

            3.  Alat/media

            4.  Penerima Warta (Comunikan)

            5.  Umpan balik (Feedback)