Membuat Surat

Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau atas nama instansi atau perusahaan. Isi surat atau informasi dapat berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain.

Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi. Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat.

1. Isi surat harus jelas maksudnya.
2. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
3. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.
4. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
5. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.
6. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.

Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting dalam menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa surat merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus sebagai alat komunikasi yang efektif. Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor atau instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.

Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara hubungan kerja sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara administrasi mencerminkan bahwa kantor yang bersangkutan bekerja secara professional.

Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor yang kegiatannya meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data, pengiriman dan penerimaan informasi.

Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat menunjukkan kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi). Dan memiliki peranan yang penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi itu sendiri maupun dari pihak luar.

Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis yang sangat penting bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan

Surat merupakan barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat merupakan :

1. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
2. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari – hari kantor baik intern maupun ekstern.
3. Surat merupakan alat pengingat.
4. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
5. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
6. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.