HAKIKAT SEKRETARIS

A. Pengertian Sekretaris

 Kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai  secretarium atau  secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut  secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut  secretary yang berasal dari kata  secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

1. M. Braum dan Ramon, mendefinisikan Sekretaris :

Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu.

 2. H.W. Fowler dan F.G. Flower

Secretaris adalah:

a.       Orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.

b.       Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

c.        Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan

3. Louis C. Nanasay and William Selden

Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

 B. Jenis Sekretaris

 Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.       Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut  Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai  Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2.         Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

 Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :  

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.  Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

 2.  Sekretaris Senior :  yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri  sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

C. Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2.  Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan  bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas.
Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3.Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain. Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya, Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis, Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :  Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan, Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan,  formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan.  Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

5.  Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

- Waktu dan tempat harus dipastikan,  Makan dan minum disediakan,   Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis,  Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain, Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan, Pilihlah hari yang tepat.

C. Rincian Tugas Sekretaris

 Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :

 1.  Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu : Memproses surat masuk dan keluar,  mengonsep surat,  mengetik surat,  mengklasifikasi surat, memfotocopy dan merekam, mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2.  Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.

3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya : menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi,  mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan, menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin.

4.  Menyelenggarakan hubungan melalui telepon.

5.  Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan

6.  Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat

7.  Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan

8.  Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya

10.  Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya

11.  Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau  bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya       

12.  Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.

13.  Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank

14.  Membuat laporan, menyusun data dan statistik

15.  Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan  

16.  Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi

17.  Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.

18.  Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.

19.  Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi

20.  Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan

 D. Persyaratan Menjadi Sekretaris

 Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1.  Syarat Pendidikan dan Pengetahuan : Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

 2. Syarat Ketrampilan :  Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan,  Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seperti menyusun laporan, mengetik surat, Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima E-mail dsb.

 3. Syarat Kepribadian: Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu: bersikap simpatik, menyenangkan hati, menawan, pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.  

Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.

Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan menyelesaikan pekerjaan secara sempurna, dan inisiatif.

E. Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

 1.  Kondisi Fisik

2.  Perawatan Badan.

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a.  Perawatan rambut

b.  Perawatan Wajah/Muka

c.  Perawatan tangan dan kaki 

Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

 3. Pakaian (Busana).