Menerima dan Menggandakan Surat

Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting, sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun relasi dilakukan dengan surat menyurat.

Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.

Menurut GR. Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan  warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson

Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari. Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor berhubungan dengan pembuatan surat – surat dan warkat – warkat, serta kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak – pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan instansi atau perusahaan. Jadi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan. Karena itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai berikut :

a.  Pekerjaan kantor yang bersifat tata usaha yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulis, antara lain :

1. Membuat surat .
2. Menerima surat .
3. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (mengarsipkan).
4. Mengendalikan surat.
5. Pengetikan surat.
6. Penggandaan surat menyurat.
7. Pengurusan perlengkapan kantor.
8. Pengurusan kepegawaian.
9. Pengurusan keuangan.
10. Pembuatan laporan.

b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata usahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu :

1. Menerima tamu dan bertamu.
2. Menerima telepon dan menelepon.
3. Pelayanan keamanan.
4. Pelayanan kebersihan.

Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, perlu ditunjang oleh tenaga– tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar mekanisme kerja suatu kantor dapat berjalan secara efektif dan efisien. Penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari– hari yang berhubungan dengan surat menyurat.