APLIKASI PERKANTORAN

PENGORGANISASIAN KANTOR

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tersebut.

1. Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:

a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1. Unsur inti adalah manusia

yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.

Setelah organisasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

2. Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi:

a. Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh pribadi mereka.
b. Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin, perlengkapan kantor dan komputer.

c. Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas menejer.

PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN

(J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI

Pendiri mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth, menyatakan bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin dapat dibenarkan pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembangan teknologi”.

SIKAP PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH TEKNOLOGI:

1. Tidak banyak menaruh minat terhadap factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick, dan Drukcker).
2. Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.

a. Farrow, mengatakan bahwa suatu pandangan organisasi sebagai system teknologi memberikan kepada organisasi itu dasar yang lebih baik untuk pemahaman dan perbandingan.

b. Dubin, menaruh perhatian besar.

c. Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis kepada organisasi garis dan staf disebabkan oleh dampak teknologi.

Memaslahatkan seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi biaya.
Dilihat dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi.

Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut.

Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.
Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umumnya berjalan secara vertikal.

Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan data dalam System Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang sedemikian rupa sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat horizontal”.

Teknologi informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.

Untuk memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan komunikasi dengan orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis horizontal,dan meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari berbagai hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.

Informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis, lamban dan mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu dibangun agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.

Hubungan horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak ditetapkan dalam organisasi formal, namun manakala teknologi informasi digunakan, maka hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul, sekalipun berdasarkan garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah personalia kantor akan mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja di luar rangka organisasi formal tersebut.

Para menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai akibat yang timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk memadukan dua karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi.

Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi seperti:

1. Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.
2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi.
3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut.

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA

Teknologi dan menejemen kantor

Pengorganisasian kantor adalah salah satu aspek dan fungsi dari proses menejemen kantor, maka berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari manajemen kantor dalam suatu organisasi.

Suatu organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-dokumen yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pimpinan maupun unit-unit organisasi, maupun pihak lain yang membutuhkan.

Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan masyarakat sendiri akan informasi.

Maka secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang semakin pesat, dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin modern. Keuntungan dari penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:

1. Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.

2. Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.

3. Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan tepat.
4. Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.

5. Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih komprehensif dan terpadu.

6. Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat dan etos kerja.

Metode dan prosedur kerja

Proses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.

Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.

Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Contoh lain adalah:

Sistem penjualan : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat.
Prosedur : Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk pengiriman, penerimaan pembayaran untuk penjualan, penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.
Metode : Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan setiap pekerjaan, terdiri dari:

- Pemberitahuan penerimaan pesanan

- Pemeriksaan status kredit langganan

- Persiapan faktur penjualan

- Distribusi kope faktur kepada departement pengiriman

- Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari departement pengiriman
- Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)

- Distribusi kope kepada langganan departement akunting dan berkas langganan

Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.

Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.

Teknologi Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja
Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan prosedur dan metode kerja yang baik pula.

Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri.

Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.

Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:

1. Dilihat dari metode kerja :

a. Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.

b. Menambah efisiensi kerja kantor.

c. Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan subsistem- subsistem pekerjaan.

d. Mengadakan penghematan waktu dan biaya.

e. Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan pegawai dan catatan-catatan yang tidak perlu.

2. Dilihat dari prosedur kerja :

a. Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.

b. Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan yang efektif.
c. Semakin sederhana (singkat).

d. Semakin efisien kerja (cepat selesai).

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI SEPERANGKAT ALAT BANTU/HARDWARE

Organisasi kantor menggarap bidang penyediaan dan penggunaan seperangkat bahan, alat inventaris,perabot, perkakas, dan mesin-mesin guna melaksanakan kegiatan-kegiatan kantor tersebut. Seperangkat alat Bantu/hardware inilah yang disebut dengan teknologi perkantoran.

Semakin modern suatu organisasi, akan semakin menuntut seperangkat hardware yang modern pula. Perkembangan kemajuan teknologi perkantoran semakin pesat, berbagai macam dana corak, bentuk serta kecanggihannya semakin bermunculan saat ini.

Semakin berkembangnya perangkat hardware yang mendukung bidang perkantoran ini, semakin memberikan keringanan dan kemudahan bagi manusia di dalam melaksanakan proses aktifitas kantor dalam manajemen kantor, sehingga perencanaan, pengorganisasian, pengolahan serta pengawasan kantor dapat berjalan lancer, serta mampu mengolah dan memproses data menjadi suatu informasi yang tepat, akurat dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.

Perkembangan perangkat alat Bantu/hardware bidang perkantoran :

Hardware kantor adalah seluruh paket atau komponen peralatan yang membentuk suatu sistem, yang lainnya prosedur dan metode kerja, sehingga memungkinkan kantor dapat melaksanakan aktifitasnya sesuai fungsinya.

Perkembangan perangkat hardware kantor ini lebih tampak terlihat sejak manusia (baca: organisasi) mulai meminimalkan peran tanaga ekstra manusia yang dikerahkan pada alat-alat manusia konvensional masih berjaya.

Jika diperinci perangkat hardware kantor ini dapat diklasifikasikan antara lain:

1. Machine activites by a person : yang termasuk di dalam klasifikasi ini antara lain type writer, copyng machine, adding and calculating, accounting machines.
2. Machines activated by a language : adalah mesin-mesin yang berada di dalam suatu sistem tertentu dengan menggunakan bahasa mesin. Yang termasuk dalam klasifikasi ini adalah unit record (Panch Card), telecommunication machines dan komputerisasi.

Masing-masing perangkat ini pada dasarnya memiliki tugas yang sama yakni mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan tersistem, baik dalam suatu integrated data processing system, maupun dalam bentuk electrical data processing system.

Setiap perngkat hardware kantor, khususnya komputer atau microprocessor senantiasa melakukan apa yang disebut “Rekayasa dan desain ulang atas dirinya sendiri” sehingga perangkat ini akan berkembang dan sempurna dari generasi ke generasi.

Komputer sebagai salah satu alat Bantu/hardware dalam bidang perkantoran, menjadi “raja” dalam suatu organisasi kantor. Seluruh proses aktifitas kantor yang berjalan secara efektif, efisien dan tersistem, hampir tidak lepas dari peranannya yang multiguna dan multifungsi.

Maka pekerjaan kantor yang begitu kompleks khususnya dan proses manajemen kantor secara lebih luas, dapat diselesaikan dan dilakukan dengan waktu relatif singkat tetapi tetap akurat, efisien, terarah dan terpadu, dengan alat bantu komputer ini.

Teknologi perkantoran dalam dimensi seperangkat alat Bantu/hardware
Teknologi perkantoran ditinjau dari keberadaan dan pemanfaatan seperangkat alat Bantu/hardware adalah rangkaian upaya penyediaan dan pemanfaatan perangkat hardware yang dibutuhkan dalam seluruh aktifitas kantor, pada saat kapanpun proses manajemen kantor berlangsung.

Penyediaan dan pemanfaatan hardware kantor di dalam suatu organisasi kantor diarahkan sepenuhnya terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi, terutama tentunya dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan di dalam pembuatan keputusan, ataupun yang di butuhkan pula oleh unit-unit organisasi dan pihak lain yang memerlukan informasi.

Sesempurna apapun perangkat hardware kantor yang tersedia, perhatian terhadap mekanisme kerja (system, prosedur, dan metode) serta memelihara dan perawatan hardware, menjadi penentu efektif tidaknya proses aktifitas kantor dapat berjalan. Untuk itu dianjurkan kepada pengguna teknologi hardware kantor:

1. Ikutilah system prosedur dan metode kerja yang ada.

2. Berikan perawatan kepada hardware kantor yang digunakan

3. Tingkatkan kemampuan, pengetahuan dan profesionalisme, agar mampu memanfaatkan hardware kantor secara efektif dan efisien, di samping kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang terjadi secara pesat dan semakin sempurna.