1. Pengantar
2. Proses Komunikasi [Organisasi]
- Komunikasi
Internal dan Eksternal
- Komunikasi
Non Verbal [Kial/Gestur/Isyarat badaniah/Bergambar/Ekspresi wajah, dll]
3. Peran Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi
Bisnis
4. Hambatan-hambatan Komunikasi
5. Menjadi Pendengar Yang Efektif [Materi
tersendiri]
6. Saluran Komunikasi Formal dan Informal
[Materi tersendiri]
1. PENGANTAR
Organisasi
atau Organization atau bersumber dari
kata kerja bahasa Latin
Organizare ! to
form as or into a whole consisting of interdependent or
coordinated
parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang
saling bergantung atau terkoordinasi]
Evert M.
Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya
Communications
in
Organization
"a
stable system of individuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and
division of
labour, common goals"
[Suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama,
melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas]
Robert
Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr.
dalam bukunya Modern
Business : A
Systems Approach
Organization
is the means by which management coordinates material and human resources
through the
design of a formal structure of tasks and authority [Organisasi adalah sarana
dimana
manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]
Ditinjau
dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau dari
aspek
kegiatannya, bukan struktur].
" Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai
tanpa manajemen.
" Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi.
Manajemen ada, jika
ada tujuan
yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya
yang
terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi.
" Bentuk komunikasi apa yang terjadi
" Metode dan teknik apa yang dipakai
" Media apa yang dipakai
" Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja
penghambatnya
Tujuan utama
dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki
organisasi
biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki
hal-hal untuk mencapai tujuan
manajemen”.
Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk
menjadi
menajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah
komunikasi.
Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi
organisasi
ditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan
obyektif.
Karenanya,
saya memandang studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier
dalam
manajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan
tugas-tugas
lain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.
2
Definisi
Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di
antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi
tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di
bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang
putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami;
hubungan-hubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat
luwes dan mungkin
berubah
sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan
eksternal.
Gambar 1.1
Sistem Komunikasi Organisasi
Komunikasi
organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu
jabatan
dalam suatu organisasi menafsirkan suatu
pertunjukkan. Karena fokusnya adalah
komunikasi
di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi
menyangkut
penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
Unit Komunikasi
Suatu sistem
didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu
berada dalam
dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu
sistem komunikasi, keadaan itu adalah
hubungan
antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah
hubungan
antara orang-orang dalam jabatan-jabatan
[posisi-posisi] . Unit mendasar
komunikasi
organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan
suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama
jabatan tsb
dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan
keadaan
orang tsb.
Bila kita
melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita
menemukan
bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya,
penciptaan pertunjukkan [to display
menurut
Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu
untuk
diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu
tsb
dapat
terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran
pertunjukkan [to intepret : menguraikan
atau
memahami
sesuatu dengan suatu cara tertentu].
3
Gambar 1.2
melukiskan kedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb dengan
garis
bergerigi.
Gambar 1.2 Suatu Unit Komunikasi
Contoh :
Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan pertunjukkan
bagi
diri anda
sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa
anda
pikirkan
mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri
anda
sendiri
dalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda,
perhiasan,
dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang lain.
Ada aksioma
komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak
berkomunikasi
[A person cannot not communicate]”
[Smith and Williamson,
1977, hlm.
61].
Secara
teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang
anda
tunjukkan
atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda
adalah
“suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada
kantor atau
hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang
mengunjunginya
2. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI
INTERNAL
Pertukaran
gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan,
dalam
struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan
vertikal di
dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]
[lihat skema
Internal Audience]
Dua dimensi
komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari
pimpinan ke staff, dan dari
staf ke
pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
" Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan
memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman,
rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
" Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan
[lihat contoh skema]
Hambatannya
adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak
berjalan
atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh
terhadap
operasional organisasi [perusahaan].
Organisasi
terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling
bergantung;
kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan
komunikasi.
Interkasi
antara pimpinan organisasi [top manajer
dengan middle manager]
dengan
audience di luar organisasi
4
Manajer =
pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya
dapat
berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di
luar
organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan
Antarpersona [Interpersonal Role]
"
Peranan Tokoh [figurhead role]
"
Peranan Pemimpin [leader role]
"
Peranan Penghubung [liaison role]
2. Peranan
Informasional [Informational Role]
"
Peranan Monitor [monitor role]
"
Peranan Penyebar [disseminator role]
"
Peranan Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan
Memutuskan [Decisional Role]
"
Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
" Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance
handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resource allocator
role]
" Peranan Perunding [negotiator role]
MODEL PROSES
KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S
WINDOW
I
OPEN AREA
Known by
ourselves and
known by
others
II
BLIND AREA
[blindspot]
Known by
others, not known
by ourselves
Diketahui
orang lain
III
HIDDEN AREA
[tedeng
aling-aling/ facade]
Known by
ourselves but not
known by
others
IV
UNKNOW AREA
[tidak
diketahui]
Not known by
ourselves and
not know by
others
Tidak
diketahui
orang lain
Diketahui
diri sendiri Tidak diketahui diri sendiri
Prof . Harry
Ingham and Joseph Luft ., Of Human Interaction, National Press Books, Palo Alto
California,
1969
B. KOMUNIKASI HORISONTAL ! komunikasi mendatar, antara anggota staf
dengan
anggota staf. Berlangsung tidak formal,
lain dengan komunikasi
vertikal
yang formal.
Komunikasi
terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan
sering
timbul rumours, grapevine, gossip
C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi
antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
KOMUNIKASI
EKSTERNAL
Komunikasi
antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar
organisasi.
[lihat skema ekternal audience]
" Komunikasi dari organisasi kepada khalayak !
bersifat informatif
Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau
majalah,
Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
" Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
5
Komunikasi
Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
To meet the
challenge in the workplace today requires.
Setiap staf
pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
# Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd
pelanggan
# Facilitative
[media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha
mengupdate kemampuan komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu
tampil sebagai pemimpin]
3. HAMBATAN
KOMUNIKASI
"
Hambatan Teknis
Keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang
dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi
dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan
dan efesien
sebagai media komunikasi.
Menurut
Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis
hambatan teknis dari komunikasi :
# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang
jelas
# Kurangnya informasi atau penjelasan
# Kurangnya ketrampilan membaca
# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
"
Hambatan Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian
atau idea secara secara efektif.
Definisi semantik sebagai studi
atas
pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata
membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator
dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK ADANYA
hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan
[arti atau
penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan
sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk
menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator
HARUS
memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya,
dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
"
Hambatan Manusiawi
Terjadi
karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan
atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera
seseorang, dll.
Menurut
Cruden dan Sherman :
# Hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia.
Perbedaan
persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan
status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
# Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis
dalam organisasi.
Suasana
iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas
komunikasi
organisasi.
Referensi :
1) Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi
Organisasi, ROSDA, Bandung 2000
2) Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi,
Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung 1992
3) Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam
Organisasi, Pusat Pengembangan Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta
1985
Tidak ada komentar:
Posting Komentar