KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

Banyak organisasi  yang ingin membangun sistem Informasi

Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata

usaha  tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur

organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang

belum memadai, personil sistem yang  tidak memadai, dan yang terpenting

adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para

manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem

dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. 

Sebelum membahas konsep sistem  Informasi Manajemen lebih lanjut,

berikut ini akan diberikan  definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi

Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan

terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga

menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang

sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.

Dari definisi tersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih

lanjut: 

a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi

Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut

mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi

sebagian dari sub-sistem  berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan

manajemen, sementara yang lainya berperan ganda. 

b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. 

Sebuah Sistem Informasi Manajemen  mencakup sistem informasi formal

maupun informal baik  yang manual maupun  berkomputer. Komponen yang

terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang

pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi

dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen. 

c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. 

Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk

menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana

dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan

menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi

bekerja secara efisien.

d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. 

Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu)

sehingga kegiatan dari  masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang

lainnya, integrasi  ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara

sub-sistem tersebut. 

e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi.

Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia

akan menjadi informasi. 

f.  Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. 

Sistem Informasi Manajemen dengan  berbagai cara mampu meningkatkan

produktivitas, antara lain: dengan  kemampuan melaksanakan tugas rutin

seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi

organisasi  intern dan ekstern,  serta mampu meningkatkan  kemampuan

manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.

g. Sistem Informasi Manajemen sesuai  dengan gaya manajer Sistem Informasi

Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya  manajerial

dari personil yang akan menggunakannya.  Para perancang sistem apabila

akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya

mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian,

maka sistem yang dihasilkan tidak efektif. 

Secara teoritis, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem

Informasi  Manajemen, namun dalam  praktek agaknya menjadi suatu

©2004 Digitized by USU digital library  1

kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan

lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. 

II. PEMBAHASAN.

A. Unsur-unsur Sistem Informasi.

Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga)  unsur atau kegiatan utama,

yaitu : 

1. Menerima data sebagai masukan ( input)

2. Memproses data dengan melakukan  perhitungan, penggabungan unsur  data,

pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). 

Prinsip ini berlaku baik untuk  sistem informasi manual, elektromekanis

maupun komputer. 

Data       Informasi 

Input          output

Pemrosesan

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem  informasi dan

memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

B. Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi.

Input 

Laporan dan dokumen Pemrosesan 

Transaksi luar :     Dokumen: 

- Penjualan tunai      - Tagihan pelanggan

- Penjualan kredit     - Check gaji

- Pembelian      - Check pembayaran hutang

- Pembayaran tunai         - Check deviden

- dan lain-lain     - dan lain-lain

Transaksi Internal:     Laporan Operasi:

- Kartu absen pegawai      - Penggunaan bahan dan persediaan

- Pesanan barang     - Ringkasan penjualan

- penyusutan dan penyesuaian     - Akuntansi tagihan kadaluarsa

- Koreksi kesalahaan       - Laporan keuangan

Gambar diatas menunjukan sistem pengolahan data yang tugas

utamanya memproses  transaksi, khususnya  pada tingkat operasional. Gambar

tersebut menunjukan berbagai input transaksi yang berasal dari 2 (dua) sumber,

yaitu: dari  luar dan dalam  organisasi. Dari luar organisasi artinya berasal dari:

pelanggan dan supplier. Setiap  peristiwa  internal yang dicatat oleh sistem

informasi dianggap sebagai transaksi internal, misalnya: pemakaian bahan untuk

pemrosesan, penyusutaan peralatan, perubahan alamat pegawai dan lain-lain.

C. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi.

Setiap organisasi memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian

rupa sehingga organisasi  yang  berhasil mencapai seluruh sasaran yang telah

ditetapkan, bahkan juga berhasil mempertahankan kelangsungan hidupnya. Pada

dasarnya setiap organisasi memiliki 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) tugas utama yang

disebut sebagai "faktor-faktor krisis keberhasilan" (critical  success faktors). Hal

ini biasanya ditentukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri dimana

organisasi merupakan  bagian dari  industri tersebut. Contoh tugas utama dari

organisasi adalah: 

1. Untuk pengendalian biaya, dimana jika  biaya naik  maka harga akan naik

sehingga permintaan menurun. 

2. Dalam kasus  untuk perusahaan yang membuat busana, rancangan busana

dan pengendalian persediaan menentukan keberhasilan suatu produk. Bila

persediaan  berlebihan dan kemudian  mode telah berubah, akibatnya tidak

bisa dijual dengan harga yang layak.

3. Dalam kasus  untuk perusahaan industri  mobil, dimana selain pengendalian

biaya pruduksi maka tugas  utamanya adalah: menjaga hubungan baik

dengan para penyalur, menjaga mutu  dan  kehandalan serta hemat bahan

bakar dari produk yang dihasilkan.

©2004 Digitized by USU digital library  2

4. Sebagian besar tugas utama bersifat silang fungsional misalnya dalam

penetapan  harga produk. Harga  produk  dapat ditetapkan dengan  berbagai

cara: - mempertimbangkan biaya pruduksi

   - mempertimbangkan biaya administrasi 

        - mempertimbangkan harga dan kebijakan harga saingan.

Informasi tersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya

berasal dari fungsi pemasaran, bahkan juga berasal dari luar organisasi.

5.  Dalam kasus untuk  perusahaan padat informasi; maka tugas  utamanya

adalah menetapkan dan menjaga  sistem  informasi agar tetap berjalan baik.

Contoh dari perusahaan padat informasi ialah: perusahaan penerbangan,

dimana ketersediaan informasi sangat penting artinya bagi pengelolaan tugas

lainnya.  Misalnya kasus diperusahaan penerbangan  yang tugas utama

pembukuan penumpang dari masing-masing penerbangan berlangsung di

berbagai lokasi yang tersebar pada jarak ribuan kilometer, diperlukan sistem

informasi berkomputer untuk menentukan  status penerbangan serta  untuk

menetapkan pesanan tempat duduk pada setiap penerbangan.

D. Integrasi Sistem Informasi 

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari

sistem Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat  saling berhubungan satu

dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran

informasi diantara sistem sangat bermanfaat  bila data dalam file suatu sistem

diperlukan  juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi

input bagi sistem lainnya. 

Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data

dari satu  bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas  administrasi data

tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual

maka derajat integrasinya menjadi tinggi. 

Keuntungan utama dari  integrasi  sistem  informasi adalah membaiknya

arus informsi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang

memerlukan waktu,  namun demikian akan semakin banyak informasi yang

relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat  diperoleh  bila diperlukan.

Keuntungan ini merupakan alasan  yang kuat  untuk mengutamakan

(mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi  karena  tujuan utama dari sistem

informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat. 

Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya  yang

mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang

dihasilkan oleh  departemen  (bagian) nya agar secara  rutin mengalir ke sistem

lain yang memerlukannya. Informasi  ini kemudian digunakan lebih luas untuk

membantu organisasi. 

E. Interaksi antara Manajer dan Mesin. 

Data dari  sebuah organisasi tidak akan  menjadi informasi sebelum

dikomunikasikan dalam bentuk  yang bermanfaat bagi personil organisasi yang

memerlukannya. Komunikasi ini berlangsung dalam interaksi antara

manajer/manusia dengan mesin/komputer. Pengertian dari  interaksi  manajer

dan komputer adalah  dimana sistem  komputer memberikan informasi kepada

manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer. 

Ada beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan

dalam Sistem Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi

manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer, sehingga manajer dan

komputer tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif. 

Ada 2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer)

yaitu :

1.  Sistem analis dan programer tidak (kurang)  memiliki pemahaman tentang

proses manajemen organisasi, sehingga akhirnya tidak mampu menjalin

sistem informasi yang diperlukan organisasi.

2.  Ketidakmampuan untuk memahami cara berpikir manusia dalam memproses

data, dengan akibat bahwa  hasil program komputer tidak memproses data

sebagaimana yang dikehendaki  oleh manajer, sehingga tidak mampu

berkomunikasi efektif dengan manajer. 

Penilaian informasi adalah bentuk lain interaksi antara manajer dan

mesin, merupakan hal yang biasa bagi  tenaga teknisi dan administrasi untuk

mengambil data dari sistem komputer  lewat terminal komputer,  namun bagi

manajer hal demikian tidaklah  biasa  Manajer sering  memerlukan tambahan

rincian tentang masalah khusus, seperti rincian tentang varian anggaran untuk

tenaga kerja pabrik. 

©2004 Digitized by USU digital library  3

Komunikasi manajer dan mesin yang lebih jauh adalah  interaksi

berkesinambungan antara manajer dan file komputer. Seorang manajer mungkin

akan memulai berdialog dengan banyak sistem komputer dengan

memberitahukan jenis  data khusus yang dicari, misalnya data tentang  umur

produk. Komputer kemudian akan menjawab dengan serangkaian pertanyaan

yang  mengarah  pada data  tentang umur produk  apa yang diperlukan,  atau

komputer mungkin akan memberikan informasi umur produk yang telah ada

dalam sistem. 

Bentuk terakhir dari interaksi  manajer dan mesin adalah pelibatan

rnanajer dalam perancang sistem informasi untuk digunakan sendiri dengan cara

menulis program komputer sederhana lewat terminal mereka. Misalnya apabila

penjualan disuatu wilayah  meragukan  karena tidak  adanya alasan, maka

manajer pemasaran mungkin akan menggunakan terminal komputernya untuk

menulis beberapa program perintah yang akan mengeluarkan data penjualan

serta menganalisisnya sesuai dengan kegiatan para wiraniaganya, jenis produk,

jenis pelanggan dengan tujuan  untuk penyebab masalahnya. Kini telah ada

sistem perangkat lunak yang bersifat bahasa bertanya (Query  Language)  yang

dapat di tambahkan pada sebahagian besar  komputer sehingga memungkinkan

jenis kegiatan manajerial yang demikian. 

“Jarak Sosial" antara manajer dan  sistem komputer juga merupakan

masalah interaksi manajer dan mesin. Memang akan ada jarak sosial antara

manajer dan mesin yang memiliki pola  pikir pengalaman  dan titik kehidupan

yang berbeda, dan ini akan menghambat komunikasi. Walau demikian apabila

manajer dan sistem komputer mencoba berkomunikasi, maka pihak manajerlah

yang  harus melakukan upaya menyesuaikan diri, yaitu dalam bentuk

"percakapan" dengan komputer yang  harus dilakukan lewat format tertentu.

Biasanya pedoman penggunaan (user manual) komputer menawarkan bantuan

teknis bagi manajer yang memerlukannya untuk memahami hambatan

komunikasi, tetapi hal  ini memerlukan  waktu bagi manajer untuk berinteraksi

dengan sistem. "Tutorial" program komputer yang membantu dan mendidik

manajer dengan memberikan saran bermanfaat dalam bentuk  koreksi atas

kesalahan (error) komunikasi akan dapat mengurangi jarak sosial. 

Dimensi lain. dari masalah manajer  dalam upaya berkomunikasi dengan

sistem komputer adalah bahwa manajer mengetahui informasi apa yang

diperlukan tetapi  tidak mengetahui dimana lokasinya. Setelah lewat beberapa

kali pencarian yang menghabiskan waktu atas data dalam sistem komputer,

biasanya manajer akan berhenti mencoba berinteraksi langsung dengan sistem.

Keadaan demikian kini dapat teratasi  karena semakin banyak  sistem yang

membantu manajer menemukan lokasi lnformasi yang diperlukannya. 

Kecenderungan utama dalam pengembangan sistem tampaknya

bermuara besar pada kemudahan bagi  manajer untuk  berkomunikasi dengan

komputer, yakni penggunaan "bahasa produktivitas" yang seringkali juga disebut

dengan "bahasa non-prosedural" atau apabila digunakan manajer maka disebut

sebagai "bahasa penopang keputusan manajerial". Bahasa produktivitas adalah

bahasa komputer yang dikembangkan khusus, yang memungkinkan peningkatan

produktivitas pemrograman. Bahasa ini  mudah dipelajari dan diterima oleh

manajer sebagai pengguna untuk keperluan mereka. Menggunakan bahasa

demikian akan membuat manajer mampu berinteraksi secara efisien. 

Bahasa produktivitas kini menjadi "penjaga" dari era baru. Secara

tradisional,  program untuk pengolahan gaji (payroll), akuntansi biaya dan lain-lain telah  disiapkan dan  dimodifikasi oleh programmer dalam  departemen

pengolahan data. Tetapi dewasa  ini, periode menunggu untuk program baru

serta penyesuaian (modifikasi) program  seperti yang diminta pengguna masih

memerlukan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan masih sedikitnya tenaga

programmer yang terampil. Alternatif yang banyak dipilih kelompok pengguna

adalah mengembangkan program aplikasi lewat cara menguasai bahasa

produktivitas, misalnya dengan jalan  mengikuti pelatihan tentang  bagaimana

menggunakan program yang bersangkutan.

III. PENUTUP

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat

diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh.  Namun demikian suatu sistem

informasi  manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada

rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang

terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang

memadai. 

©2004 Digitized by USU digital library  4

Sistem informasi yang melayani  tugas utama organisasi harus bersifat

silang fungsional dan harus  terus-menerus diperbaiki demi menjaga

kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama  organisasi seringkali dilayani oleh

sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya

berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung. 

Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem

informasi manajemen.  Berbagai sistem  dapat saling berhubungan satu dengan

yang lain dengan berbagai cara yang  sesuai dengan keperluan integrasinya.

Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari

meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki. 

Interaksi antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan mesin,

yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling "berkomunikasi" secara tradisional

sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapi dengan

adanya perkembangan baru, seperti bahasa  produktivitas, pelatihan (training),

agaknya cukup membantu memecahkan masalah ini. 

DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B., Manajemen Information  System., terjemahan oleh Drs.Bob

Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984.

Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall

Inc, 1980.

Scott, George M., Principles of Management Information System,  terjemahan

oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta,

1997.

Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th

 edition,

1990.

©2004 Digitized by USU digital library  5