Welcomw To Blogspot Riezal Cinta Damai

Kamis, 29 September 2011

KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


BAB I
PENDAHULUAN

Banyak organisasi  yang ingin membangun sistem Informasi
Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata
usaha  tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur
organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang
belum memadai, personil sistem yang  tidak memadai, dan yang terpenting
adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para
manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem
dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. 
Sebelum membahas konsep sistem  Informasi Manajemen lebih lanjut,
berikut ini akan diberikan  definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi
Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga
menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.
Dari definisi tersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih
lanjut: 
a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut
mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi
sebagian dari sub-sistem  berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda. 
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. 
Sebuah Sistem Informasi Manajemen  mencakup sistem informasi formal
maupun informal baik  yang manual maupun  berkomputer. Komponen yang
terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang
pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi
dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen. 
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. 
Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk
menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana
dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan
menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi
bekerja secara efisien.
d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. 
Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu)
sehingga kegiatan dari  masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang
lainnya, integrasi  ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara
sub-sistem tersebut. 
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi.
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia
akan menjadi informasi. 
f.  Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. 
Sistem Informasi Manajemen dengan  berbagai cara mampu meningkatkan
produktivitas, antara lain: dengan  kemampuan melaksanakan tugas rutin
seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi
organisasi  intern dan ekstern,  serta mampu meningkatkan  kemampuan
manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g. Sistem Informasi Manajemen sesuai  dengan gaya manajer Sistem Informasi
Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya  manajerial
dari personil yang akan menggunakannya.  Para perancang sistem apabila
akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya
mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian,
maka sistem yang dihasilkan tidak efektif. 

Secara teoritis, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem
Informasi  Manajemen, namun dalam  praktek agaknya menjadi suatu
©2004 Digitized by USU digital library  1
kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan
lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. 

II. PEMBAHASAN.

A. Unsur-unsur Sistem Informasi.
Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga)  unsur atau kegiatan utama,
yaitu : 
1. Menerima data sebagai masukan ( input)
2. Memproses data dengan melakukan  perhitungan, penggabungan unsur  data,
pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). 
Prinsip ini berlaku baik untuk  sistem informasi manual, elektromekanis
maupun komputer. 

Data       Informasi 

Input          output
Pemrosesan

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem  informasi dan
memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

B. Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi.

Input 
Laporan dan dokumen Pemrosesan 


Transaksi luar :     Dokumen: 
- Penjualan tunai      - Tagihan pelanggan
- Penjualan kredit     - Check gaji
- Pembelian      - Check pembayaran hutang
- Pembayaran tunai         - Check deviden
- dan lain-lain     - dan lain-lain

Transaksi Internal:     Laporan Operasi:
- Kartu absen pegawai      - Penggunaan bahan dan persediaan
- Pesanan barang     - Ringkasan penjualan
- penyusutan dan penyesuaian     - Akuntansi tagihan kadaluarsa
- Koreksi kesalahaan       - Laporan keuangan

Gambar diatas menunjukan sistem pengolahan data yang tugas
utamanya memproses  transaksi, khususnya  pada tingkat operasional. Gambar
tersebut menunjukan berbagai input transaksi yang berasal dari 2 (dua) sumber,
yaitu: dari  luar dan dalam  organisasi. Dari luar organisasi artinya berasal dari:
pelanggan dan supplier. Setiap  peristiwa  internal yang dicatat oleh sistem
informasi dianggap sebagai transaksi internal, misalnya: pemakaian bahan untuk
pemrosesan, penyusutaan peralatan, perubahan alamat pegawai dan lain-lain.

C. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi.
Setiap organisasi memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian
rupa sehingga organisasi  yang  berhasil mencapai seluruh sasaran yang telah
ditetapkan, bahkan juga berhasil mempertahankan kelangsungan hidupnya. Pada
dasarnya setiap organisasi memiliki 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) tugas utama yang
disebut sebagai "faktor-faktor krisis keberhasilan" (critical  success faktors). Hal
ini biasanya ditentukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri dimana
organisasi merupakan  bagian dari  industri tersebut. Contoh tugas utama dari
organisasi adalah: 
1. Untuk pengendalian biaya, dimana jika  biaya naik  maka harga akan naik
sehingga permintaan menurun. 
2. Dalam kasus  untuk perusahaan yang membuat busana, rancangan busana
dan pengendalian persediaan menentukan keberhasilan suatu produk. Bila
persediaan  berlebihan dan kemudian  mode telah berubah, akibatnya tidak
bisa dijual dengan harga yang layak.
3. Dalam kasus  untuk perusahaan industri  mobil, dimana selain pengendalian
biaya pruduksi maka tugas  utamanya adalah: menjaga hubungan baik
dengan para penyalur, menjaga mutu  dan  kehandalan serta hemat bahan
bakar dari produk yang dihasilkan.
©2004 Digitized by USU digital library  2
4. Sebagian besar tugas utama bersifat silang fungsional misalnya dalam
penetapan  harga produk. Harga  produk  dapat ditetapkan dengan  berbagai
cara: - mempertimbangkan biaya pruduksi
   - mempertimbangkan biaya administrasi 
        - mempertimbangkan harga dan kebijakan harga saingan.
Informasi tersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya
berasal dari fungsi pemasaran, bahkan juga berasal dari luar organisasi.
5.  Dalam kasus untuk  perusahaan padat informasi; maka tugas  utamanya
adalah menetapkan dan menjaga  sistem  informasi agar tetap berjalan baik.
Contoh dari perusahaan padat informasi ialah: perusahaan penerbangan,
dimana ketersediaan informasi sangat penting artinya bagi pengelolaan tugas
lainnya.  Misalnya kasus diperusahaan penerbangan  yang tugas utama
pembukuan penumpang dari masing-masing penerbangan berlangsung di
berbagai lokasi yang tersebar pada jarak ribuan kilometer, diperlukan sistem
informasi berkomputer untuk menentukan  status penerbangan serta  untuk
menetapkan pesanan tempat duduk pada setiap penerbangan.

D. Integrasi Sistem Informasi 
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari
sistem Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat  saling berhubungan satu
dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran
informasi diantara sistem sangat bermanfaat  bila data dalam file suatu sistem
diperlukan  juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi
input bagi sistem lainnya. 
Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data
dari satu  bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas  administrasi data
tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual
maka derajat integrasinya menjadi tinggi. 
Keuntungan utama dari  integrasi  sistem  informasi adalah membaiknya
arus informsi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang
memerlukan waktu,  namun demikian akan semakin banyak informasi yang
relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat  diperoleh  bila diperlukan.
Keuntungan ini merupakan alasan  yang kuat  untuk mengutamakan
(mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi  karena  tujuan utama dari sistem
informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat. 
Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya  yang
mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang
dihasilkan oleh  departemen  (bagian) nya agar secara  rutin mengalir ke sistem
lain yang memerlukannya. Informasi  ini kemudian digunakan lebih luas untuk
membantu organisasi. 

E. Interaksi antara Manajer dan Mesin. 
Data dari  sebuah organisasi tidak akan  menjadi informasi sebelum
dikomunikasikan dalam bentuk  yang bermanfaat bagi personil organisasi yang
memerlukannya. Komunikasi ini berlangsung dalam interaksi antara
manajer/manusia dengan mesin/komputer. Pengertian dari  interaksi  manajer
dan komputer adalah  dimana sistem  komputer memberikan informasi kepada
manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer. 
Ada beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan
dalam Sistem Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi
manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer, sehingga manajer dan
komputer tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif. 
Ada 2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer)
yaitu :
1.  Sistem analis dan programer tidak (kurang)  memiliki pemahaman tentang
proses manajemen organisasi, sehingga akhirnya tidak mampu menjalin
sistem informasi yang diperlukan organisasi.
2.  Ketidakmampuan untuk memahami cara berpikir manusia dalam memproses
data, dengan akibat bahwa  hasil program komputer tidak memproses data
sebagaimana yang dikehendaki  oleh manajer, sehingga tidak mampu
berkomunikasi efektif dengan manajer. 

Penilaian informasi adalah bentuk lain interaksi antara manajer dan
mesin, merupakan hal yang biasa bagi  tenaga teknisi dan administrasi untuk
mengambil data dari sistem komputer  lewat terminal komputer,  namun bagi
manajer hal demikian tidaklah  biasa  Manajer sering  memerlukan tambahan
rincian tentang masalah khusus, seperti rincian tentang varian anggaran untuk
tenaga kerja pabrik. 
©2004 Digitized by USU digital library  3
Komunikasi manajer dan mesin yang lebih jauh adalah  interaksi
berkesinambungan antara manajer dan file komputer. Seorang manajer mungkin
akan memulai berdialog dengan banyak sistem komputer dengan
memberitahukan jenis  data khusus yang dicari, misalnya data tentang  umur
produk. Komputer kemudian akan menjawab dengan serangkaian pertanyaan
yang  mengarah  pada data  tentang umur produk  apa yang diperlukan,  atau
komputer mungkin akan memberikan informasi umur produk yang telah ada
dalam sistem. 
Bentuk terakhir dari interaksi  manajer dan mesin adalah pelibatan
rnanajer dalam perancang sistem informasi untuk digunakan sendiri dengan cara
menulis program komputer sederhana lewat terminal mereka. Misalnya apabila
penjualan disuatu wilayah  meragukan  karena tidak  adanya alasan, maka
manajer pemasaran mungkin akan menggunakan terminal komputernya untuk
menulis beberapa program perintah yang akan mengeluarkan data penjualan
serta menganalisisnya sesuai dengan kegiatan para wiraniaganya, jenis produk,
jenis pelanggan dengan tujuan  untuk penyebab masalahnya. Kini telah ada
sistem perangkat lunak yang bersifat bahasa bertanya (Query  Language)  yang
dapat di tambahkan pada sebahagian besar  komputer sehingga memungkinkan
jenis kegiatan manajerial yang demikian. 
“Jarak Sosial" antara manajer dan  sistem komputer juga merupakan
masalah interaksi manajer dan mesin. Memang akan ada jarak sosial antara
manajer dan mesin yang memiliki pola  pikir pengalaman  dan titik kehidupan
yang berbeda, dan ini akan menghambat komunikasi. Walau demikian apabila
manajer dan sistem komputer mencoba berkomunikasi, maka pihak manajerlah
yang  harus melakukan upaya menyesuaikan diri, yaitu dalam bentuk
"percakapan" dengan komputer yang  harus dilakukan lewat format tertentu.
Biasanya pedoman penggunaan (user manual) komputer menawarkan bantuan
teknis bagi manajer yang memerlukannya untuk memahami hambatan
komunikasi, tetapi hal  ini memerlukan  waktu bagi manajer untuk berinteraksi
dengan sistem. "Tutorial" program komputer yang membantu dan mendidik
manajer dengan memberikan saran bermanfaat dalam bentuk  koreksi atas
kesalahan (error) komunikasi akan dapat mengurangi jarak sosial. 
Dimensi lain. dari masalah manajer  dalam upaya berkomunikasi dengan
sistem komputer adalah bahwa manajer mengetahui informasi apa yang
diperlukan tetapi  tidak mengetahui dimana lokasinya. Setelah lewat beberapa
kali pencarian yang menghabiskan waktu atas data dalam sistem komputer,
biasanya manajer akan berhenti mencoba berinteraksi langsung dengan sistem.
Keadaan demikian kini dapat teratasi  karena semakin banyak  sistem yang
membantu manajer menemukan lokasi lnformasi yang diperlukannya. 
Kecenderungan utama dalam pengembangan sistem tampaknya
bermuara besar pada kemudahan bagi  manajer untuk  berkomunikasi dengan
komputer, yakni penggunaan "bahasa produktivitas" yang seringkali juga disebut
dengan "bahasa non-prosedural" atau apabila digunakan manajer maka disebut
sebagai "bahasa penopang keputusan manajerial". Bahasa produktivitas adalah
bahasa komputer yang dikembangkan khusus, yang memungkinkan peningkatan
produktivitas pemrograman. Bahasa ini  mudah dipelajari dan diterima oleh
manajer sebagai pengguna untuk keperluan mereka. Menggunakan bahasa
demikian akan membuat manajer mampu berinteraksi secara efisien. 
Bahasa produktivitas kini menjadi "penjaga" dari era baru. Secara
tradisional,  program untuk pengolahan gaji (payroll), akuntansi biaya dan lain-lain telah  disiapkan dan  dimodifikasi oleh programmer dalam  departemen
pengolahan data. Tetapi dewasa  ini, periode menunggu untuk program baru
serta penyesuaian (modifikasi) program  seperti yang diminta pengguna masih
memerlukan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan masih sedikitnya tenaga
programmer yang terampil. Alternatif yang banyak dipilih kelompok pengguna
adalah mengembangkan program aplikasi lewat cara menguasai bahasa
produktivitas, misalnya dengan jalan  mengikuti pelatihan tentang  bagaimana
menggunakan program yang bersangkutan.


III. PENUTUP

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat
diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh.  Namun demikian suatu sistem
informasi  manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada
rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang
terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang
memadai. 
©2004 Digitized by USU digital library  4
Sistem informasi yang melayani  tugas utama organisasi harus bersifat
silang fungsional dan harus  terus-menerus diperbaiki demi menjaga
kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama  organisasi seringkali dilayani oleh
sistem penopang keputusan/decision support system (DSS) yang didalamnya
berisi model, database dan manajer yang berinteraksi langsung. 
Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem
informasi manajemen.  Berbagai sistem  dapat saling berhubungan satu dengan
yang lain dengan berbagai cara yang  sesuai dengan keperluan integrasinya.
Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari
meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki. 
Interaksi antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan mesin,
yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling "berkomunikasi" secara tradisional
sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapi dengan
adanya perkembangan baru, seperti bahasa  produktivitas, pelatihan (training),
agaknya cukup membantu memecahkan masalah ini. 


DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B., Manajemen Information  System., terjemahan oleh Drs.Bob
Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984.

Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall
Inc, 1980.

Scott, George M., Principles of Management Information System,  terjemahan
oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta,
1997.

Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th
 edition,
1990.


©2004 Digitized by USU digital library  5

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar