Welcomw To Blogspot Riezal Cinta Damai

Kamis, 29 September 2011

PERILAKU ORGANISASI DAN KOMUNIKASI



I. PENGANTAR
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ?
Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap
kajian fenomena komunkai maupun mereka yang tertarik pada gejalagejala
keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa
muncul dalam proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil
membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada membangun
budaya oranisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat
organisasi.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam
rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek
kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam
pegalaman.
II. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Golddhaber (1986) memberikan definisi komunikasi
organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan
dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain
untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsep-konsep
sebagai berikut:
2
1. Proses, Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang
dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara
anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi
ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan
sebagai suatu proses.
2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh
arti tentang orang , obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi
dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita
mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh
organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut
beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerima
yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.
Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan
verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya;
surat, memo, pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal
dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau
dityulis seperti; bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara,
ekspresi wajah, dll.
3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya
menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan
dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi
melewati suau set jalan kecil yang dinamakan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup
hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi.
Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor
antara laii; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri
dari arus pesan, dan isi dari pesan.
3
4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi
organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu
bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari
suatu organisai yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu
bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan
berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada
seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan membuat
suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan
itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi
adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem
terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya
bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada dalam
organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui mana jalannya
pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh
karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang
memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang
terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari
seseorang, mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang
bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar
mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang
sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi
terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan
hubnganorganisasi.
6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas
secar fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam
pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.
4
Yang termasuk lingkungan internal adalah personal/anggota,
tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan eksternal adalah;
langganan, saingan, teknologi, dll. Komunikasi organisasi
terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam
lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan
kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan ekternalnya.
Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola
kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang
menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku
individu dan kelompok dalam organisasi. Organisasi sebagai
suatu sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan
eksternal seperti; teknologi, ekonomi, undang-undang, dan faktor
sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah, maka organisasi
memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi
perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran
pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun
terhadap kepentingan umum secara eksternal.
7. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan
informasi yang diharapkan. Misalnya; organisasi Karang Taruna
memerlukan informasi tentang Undang-undang tentang NAPZA
untuk disosialisaikan kepada anggotanya, kalau informasi
tersebut didapatkan maka tidak maslah, tetapi kalau informaasi
itu tidak didapatkan maka terjadi ketidak pastian. Untuk
mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan
menukar pesan diantara anggotaa, melakukan suatu penelitian
pengembangan organisasi, dan mengahapi tugas-tugas yang
kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidak pastian dalam
suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak
5
informasi yang diteima daripada sesungguhnya diperlukan untuk
menghadapi lingkungan meeka. Jadi ketidakpastian dapat
disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang didapatkan dan
juga karena terlalu banyak yang diterima.
III. ANATOMI ORGANISASI
A. CIRI-CIRI UMUM
Menurut Barry Cushway, mengakui meskipun ada bermacammacam
organisasi, hanya sedikit terdapat persamaan, tetapi upaya
membandingkan organisasi supaya mengetahui kelebihan dan
kekutrangannya. Walaupun semua organisasi memiliki
karakteristik yang khas, smua organisasi memiliki hal-hal tertentu
yang sama yaitu:
1. Satu tujuan
2. Satu struktur.
3. Proses untuk mengkoordinasi kegiatan
4. Orang-orang yang melaksanakan peran-peran yang berbeda.
Pengamat yang lain mengatakan bahwa dalam setiap organisasi,
entah tertulis atau tidak terdapat apa yang disebut: Visi, Misi, iklim
organisasi, budaya organisasi, motivasi, norma-norma kelompok,
dan sebagainya. Semua unsur-unsur tersebut sangat menentukan
(berpengaruh) terhadap perilaku organisasi, dapat diringkas sebagai
berikut:
6
Proses
Iklim
Motivasi
Budaya
Struktur -------> PERILAKU ORGANISASI
Norma kelompok
Gaya manajemen
Pengaruh luar
B. PENGELOMPOKAN ORGANISASI
Max Weber (1964) membuat kategori organisasi menurut jenis
wewenang yang dilaksanakan:
1. Organisasi Tradisional
Wewenang ditentukan oleh kebiasaan, serta kepercayaan yang
telah lama ada dan tidak perlu dipertanyakan.
2. Organisasi Kharisma
Wewenang diambil dari mutu pribadi pemimpinnya.
3. Organisasi Birokrasi
Wewenang didasrkan pada pengakuan atas aturan-aturan dan
prosedur-prosedur.
Katz dan Kahn (1978) mengemukakan sebagai berikut:
1. Organisasi Ekonomis, berkaitan dengan penciptaan kesejahteraan,
pembuatan barang dan jasa.
2. Organisasi Perawatan, yang berkaitan dengan sosialisasi orang
untuk melakukan peran, seperti sekolah.
3. Organisasi Penyesuian, berkaitan dengan menciptakan
pengetahuan mengembangkan dan menguji teori. Contohnya;
Univeritas, lembaga riset.
7
4. Organisasi Manajerial dan Politik, berkaitan dengan Perundangundangan,
koordinasi, dan pengendalian sumber daya. Contoh;
pemerintahan, partai politik, dan seriakt buruh.
C. BUDAYA ORGANISASI
1. Nilai dan kepercayaan tentang:
a. Waktu
b. Efisiensi
c. Diri
d. Tindakan
e. Kerja
2. Nilai dan kepercayaan tentang:
a. Karyawan
b. Pelanggan
c. Produksi
d. Manajemen
e. Masyarakat
f. Dll.
3. Efektifitas organisasi:
a. Efisiensi
b. Kepemimpinan
c. Motivasi
d. Kinerja
e. Komitmen
f. Kepuasan
4. Iklim organisasi
a. Tanggung jawab tingkat pendelegasian
b. Standar
c. Imbalan
8
d. Keramahan semangat tim persaudaraan
e. Kesiapan teknologi
f. Komunikasi terbuka
5. Iklim komunikasi:
a. Dukungan
b. Keikutsertaan dalam proses keputusan
c. Kejujuran, percaya diri, dan keandalan
d. Terbuka dan tulus
e. Tujuan kinerja yang tinggi
D. KEBERADAAN ORGANISASI
1. Organisasi Paranoid (ketakutan):
a. Mutu produksi tidak konsisten.
b. Lamban menanggapi perubahan
c. Kekurangan produk inovatif
d. Struktur biaya boros
e. Keterlibatan karyawan rendah
f. Layanan pada konsumen tidak responsif
g. Kurang alokasi sumber daya
2. Organisasi gagal:
a. Krisis identitas
b. Kegagalan visi
c. Terperangkap skenario besar
d. Ketinggalan jaman
e. Mengabaikan konsumen
f. Musuh dalam selimut.
g. Dll.
9
3. Organisasi yang sehat:
a. Mendefinisikan dirinya sebagai sistem
b. Mempunyai sistem penginderaan yang kuat untuk menerima
informasi terbaru.
c. Mempunyai rasa tujuan yang kuat.
d. Beroperasi dalam mode bentuk mengikuti fungsi.
e. Menggunakan manajemen tim sebagai mode yang dominan
f. Menghormati pelayanan konsumen
g. Manajemen digerakkan oleh informasi
h. Keputusan dibuat di tingkat yang paling dekat dengan
pelanggan
i. Mempertahankan komunikasi yang relatif terbuka diseluruh
sistem
j. Para manajer dan tim kerja dinilai dari kienerja dan kemajuan
yang dihasilkan
k. Organisasi beroperasi dalam suatu mode pembelajaran
l. Toleransi yang tinggi dalam hal-hal yang berbeda, tetapi
menghargai inovasi dan kretaivitas
m. Memeperhatikan kesejahteraan dan tuntutan keluarga
n. Memiliki agenda sosial yang eksplisit
o. Memberi perhatian pada pekerjanan yang efisien.
E. DAUR HIDUP ORGANISASI
Seperti kebanyakan organisasi sosial berbagai data emperik
membukikan bahwa organisasi sosial dan sejenis banyak yang timbul
tenggelam, muncul lalu hilang lagi, berubah arah, melalui tahap-tahap
tertentu, kemudian mati dan biasanya mencoba menghidupkannya
kembali. Untuk itu perlu kiranya kita memahami daur hidup orgainsasi
sebagai berikut:
10
1. Pacaran
Ini adalah tahap awal sebelum suatu organisasi sosial lahir dan
dibentuk. Pada tahap ini ada beberapa orang berkumpul dan
berbincang-bincang. Bagai orang yang dimabuk cinta, mereka akan
mengatakan hal itu pada siapa saja. Pada tahap ini saling berikrar
untuk mengikat jadian pacaran untuk membentuk organisasi.
2. Bayi
Jika gagasan pembentukan suatu organisasi diterima dan benar-benar
disepakati, lahirlah suatu oganisasi baru. Tetapi seperti biasanya,
organisasi yang masih “bayi” ini meletakkan serangkaian kegiatan
yang belum jelas benar arah dan tujuanya.
3. Kanak-kanak
Berhasil melalui masa bayi, suatu organisasi kemudian memasuki
tahap kanak-kanak yang mulai belajar mengenal, ingin tahu, dan
malekukan apa saja. Pada tahap ini para anggota organisasi berusaha
meraihnya dengan semngat menggebu-gebu.
4. Remaja
Melewati masa kanak-kanak, suatu organisasi segera beranjak
menjadi remaja yang mulai menyadari adanya atuan-aturan, tata
tertib, juga adab kesopanan serta tata krama. Pada tahp ini, suatu
organisasi mulai menggunakan sebagian besar waktunya untuk
memapankan sendi-sendi administrasinya.
5. Dewasa
Jika konflik-konflik intern pada tahap remaja dapat diatasi, suatu
organisasipun mulai memasuki tahap usia dewasa. Pada tahap ini,
organisasi sudah menekankan pada orientasi pada hasil dan prestasi
kerja, adanya pandangan bersama yang utuh dan padu, serta
mekanisme sistem yang lebih efisien.
11
6. Matang
Oleh rasa dorongan hasrat yang demikian besar untuk menikmati
hasil-hasil kerja dimasa lalu, organisasi pada tahap ini mulai
bergerak memasuki masa kematanganya. Pada tahap ini organisasi
mencapai puncak kemampuannya, yang tetap berusaha
mempertahankan orientasi hasil dan tingkat prestasi yang telah
dicapainya . Organisasi mulai sungkan menangapi hal-hal yang baru
dan lebih suka mengerjakan hal-hal yang sudah terbukti berhasil
selam ini.
7. Aristrokrasi
Pada tahap ini suasana organisasi mulai membosankan. Orang-orang
yang memegang tampuk kekuasaan organisasi secara tidak sadar
mulai dihinggapi rasa khawatir berlebihan tentang berkelanjutan
hidup organisasi dan masa depannya, namun tidak pernah
diungkapkan terus terang.
8. Birokrasi awal
Cepat atau lambat organisasi yang aristokratis tadi akan tersentak
kaget jika ada yang mulai berani menyampaikan ada sesuatu yang
salah dalam organisasi. Sumber-sumber dana utamanya selama ini
mungkin segera menolak memberikan dukungan lebih lanjut.
9. Birokrasi
Pada saat ini organisasi sosial tiba pada tahap birokrasi penuh, yang
tertinggal pada organisasi hanyalah setumpuk peraturan yang njlimet
dan pekerjaan rutin tulis menulis gaya kantoran resmi. Tidak ada lagi
sesuatu yang berarti yang bisa dilakukan, segala sesuatu mesti
tertulis. Suasana kerja benar-benar menjadi tenang dan damai,
mereka akan setuju tentang apa saja, namun tidak pernah melakukan
apapun.
12
10. Mati
Akhirnya, organisasi sosial akan mati, meskipun dalam
kenyataannya banyak organisasi birokratis tidak benar-benar mati,
namun mereka tetap berada pada keadaan yang “setengah mati”.
III. PENUTUP
Demikian sekelumit pengetahuan tentang Perilaku Organisasi
dan Komunikasi dalam organisasi sosial. Tentunya masih jauh dari
yang diharapkan tetapi paling tidak menggugah dan dapat diperkaya
dalam proses pembelajaran maupun bahan renungan ketika dalam
mengelola organisasi kemasyarakatan, organisasi pelayanan, dan
organisasi sejenis. Masih terbuka bagi pembaca budiman untuk
mengkritisi dan menambah dengan ide-ide konstruktif untuk lebih
sempurnanya makalah ini .
Bahan Bacaan:
Muhamad, Arni, (2002), Komunikasi Organisasi, PT. Bumi
Aksara, Jakarta.
Panuju, Redi, (2001), Komunikasi Organisasi, Pustaka Pelajar,
Yogyakarta.
Roben, Stepen (alih bahasa Jusuf Udaya), (1995), Teori
Organisasi, Penerbit Aran, Jakarta.
13

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar