PERILAKU ORGANISASI DAN KOMUNIKASI

I. PENGANTAR

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ?

Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap

kajian fenomena komunkai maupun mereka yang tertarik pada gejalagejala

keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa

muncul dalam proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil

membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada membangun

budaya oranisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat

organisasi.

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam

rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek

kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam

pegalaman.

II. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Golddhaber (1986) memberikan definisi komunikasi

organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan

dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain

untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu

berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsep-konsep

sebagai berikut:

2

1. Proses, Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang

dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara

anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi

ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan

sebagai suatu proses.

2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh

arti tentang orang , obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi

dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita

mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh

organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut

beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerima

yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan.

Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan

verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya;

surat, memo, pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal

dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau

dityulis seperti; bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara,

ekspresi wajah, dll.

3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya

menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan

dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi

melewati suau set jalan kecil yang dinamakan jaringan

komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup

hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi.

Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor

antara laii; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri

dari arus pesan, dan isi dari pesan.

3

4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi

organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu

bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari

suatu organisai yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu

bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan

berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada

seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan membuat

suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan

itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi

adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem

terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya

bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada dalam

organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui mana jalannya

pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh

karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang

memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang

terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari

seseorang, mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang

bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar

mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang

sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi

terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan

hubnganorganisasi.

6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas

secar fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam

pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.

4

Yang termasuk lingkungan internal adalah personal/anggota,

tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan eksternal adalah;

langganan, saingan, teknologi, dll. Komunikasi organisasi

terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam

lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan

kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan ekternalnya.

Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola

kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang

menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku

individu dan kelompok dalam organisasi. Organisasi sebagai

suatu sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan

eksternal seperti; teknologi, ekonomi, undang-undang, dan faktor

sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah, maka organisasi

memerlukan informasi baru. Informasi ini harus dapat mengatasi

perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran

pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun

terhadap kepentingan umum secara eksternal.

7. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan

informasi yang diharapkan. Misalnya; organisasi Karang Taruna

memerlukan informasi tentang Undang-undang tentang NAPZA

untuk disosialisaikan kepada anggotanya, kalau informasi

tersebut didapatkan maka tidak maslah, tetapi kalau informaasi

itu tidak didapatkan maka terjadi ketidak pastian. Untuk

mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan

menukar pesan diantara anggotaa, melakukan suatu penelitian

pengembangan organisasi, dan mengahapi tugas-tugas yang

kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidak pastian dalam

suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak

5

informasi yang diteima daripada sesungguhnya diperlukan untuk

menghadapi lingkungan meeka. Jadi ketidakpastian dapat

disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang didapatkan dan

juga karena terlalu banyak yang diterima.

III. ANATOMI ORGANISASI

A. CIRI-CIRI UMUM

Menurut Barry Cushway, mengakui meskipun ada bermacammacam

organisasi, hanya sedikit terdapat persamaan, tetapi upaya

membandingkan organisasi supaya mengetahui kelebihan dan

kekutrangannya. Walaupun semua organisasi memiliki

karakteristik yang khas, smua organisasi memiliki hal-hal tertentu

yang sama yaitu:

1. Satu tujuan

2. Satu struktur.

3. Proses untuk mengkoordinasi kegiatan

4. Orang-orang yang melaksanakan peran-peran yang berbeda.

Pengamat yang lain mengatakan bahwa dalam setiap organisasi,

entah tertulis atau tidak terdapat apa yang disebut: Visi, Misi, iklim

organisasi, budaya organisasi, motivasi, norma-norma kelompok,

dan sebagainya. Semua unsur-unsur tersebut sangat menentukan

(berpengaruh) terhadap perilaku organisasi, dapat diringkas sebagai

berikut:

6

Proses

Iklim

Motivasi

Budaya

Struktur -------> PERILAKU ORGANISASI

Norma kelompok

Gaya manajemen

Pengaruh luar

B. PENGELOMPOKAN ORGANISASI

Max Weber (1964) membuat kategori organisasi menurut jenis

wewenang yang dilaksanakan:

1. Organisasi Tradisional

Wewenang ditentukan oleh kebiasaan, serta kepercayaan yang

telah lama ada dan tidak perlu dipertanyakan.

2. Organisasi Kharisma

Wewenang diambil dari mutu pribadi pemimpinnya.

3. Organisasi Birokrasi

Wewenang didasrkan pada pengakuan atas aturan-aturan dan

prosedur-prosedur.

Katz dan Kahn (1978) mengemukakan sebagai berikut:

1. Organisasi Ekonomis, berkaitan dengan penciptaan kesejahteraan,

pembuatan barang dan jasa.

2. Organisasi Perawatan, yang berkaitan dengan sosialisasi orang

untuk melakukan peran, seperti sekolah.

3. Organisasi Penyesuian, berkaitan dengan menciptakan

pengetahuan mengembangkan dan menguji teori. Contohnya;

Univeritas, lembaga riset.

7

4. Organisasi Manajerial dan Politik, berkaitan dengan Perundangundangan,

koordinasi, dan pengendalian sumber daya. Contoh;

pemerintahan, partai politik, dan seriakt buruh.

C. BUDAYA ORGANISASI

1. Nilai dan kepercayaan tentang:

a. Waktu

b. Efisiensi

c. Diri

d. Tindakan

e. Kerja

2. Nilai dan kepercayaan tentang:

a. Karyawan

b. Pelanggan

c. Produksi

d. Manajemen

e. Masyarakat

f. Dll.

3. Efektifitas organisasi:

a. Efisiensi

b. Kepemimpinan

c. Motivasi

d. Kinerja

e. Komitmen

f. Kepuasan

4. Iklim organisasi

a. Tanggung jawab tingkat pendelegasian

b. Standar

c. Imbalan

8

d. Keramahan semangat tim persaudaraan

e. Kesiapan teknologi

f. Komunikasi terbuka

5. Iklim komunikasi:

a. Dukungan

b. Keikutsertaan dalam proses keputusan

c. Kejujuran, percaya diri, dan keandalan

d. Terbuka dan tulus

e. Tujuan kinerja yang tinggi

D. KEBERADAAN ORGANISASI

1. Organisasi Paranoid (ketakutan):

a. Mutu produksi tidak konsisten.

b. Lamban menanggapi perubahan

c. Kekurangan produk inovatif

d. Struktur biaya boros

e. Keterlibatan karyawan rendah

f. Layanan pada konsumen tidak responsif

g. Kurang alokasi sumber daya

2. Organisasi gagal:

a. Krisis identitas

b. Kegagalan visi

c. Terperangkap skenario besar

d. Ketinggalan jaman

e. Mengabaikan konsumen

f. Musuh dalam selimut.

g. Dll.

9

3. Organisasi yang sehat:

a. Mendefinisikan dirinya sebagai sistem

b. Mempunyai sistem penginderaan yang kuat untuk menerima

informasi terbaru.

c. Mempunyai rasa tujuan yang kuat.

d. Beroperasi dalam mode bentuk mengikuti fungsi.

e. Menggunakan manajemen tim sebagai mode yang dominan

f. Menghormati pelayanan konsumen

g. Manajemen digerakkan oleh informasi

h. Keputusan dibuat di tingkat yang paling dekat dengan

pelanggan

i. Mempertahankan komunikasi yang relatif terbuka diseluruh

sistem

j. Para manajer dan tim kerja dinilai dari kienerja dan kemajuan

yang dihasilkan

k. Organisasi beroperasi dalam suatu mode pembelajaran

l. Toleransi yang tinggi dalam hal-hal yang berbeda, tetapi

menghargai inovasi dan kretaivitas

m. Memeperhatikan kesejahteraan dan tuntutan keluarga

n. Memiliki agenda sosial yang eksplisit

o. Memberi perhatian pada pekerjanan yang efisien.

E. DAUR HIDUP ORGANISASI

Seperti kebanyakan organisasi sosial berbagai data emperik

membukikan bahwa organisasi sosial dan sejenis banyak yang timbul

tenggelam, muncul lalu hilang lagi, berubah arah, melalui tahap-tahap

tertentu, kemudian mati dan biasanya mencoba menghidupkannya

kembali. Untuk itu perlu kiranya kita memahami daur hidup orgainsasi

sebagai berikut:

10

1. Pacaran

Ini adalah tahap awal sebelum suatu organisasi sosial lahir dan

dibentuk. Pada tahap ini ada beberapa orang berkumpul dan

berbincang-bincang. Bagai orang yang dimabuk cinta, mereka akan

mengatakan hal itu pada siapa saja. Pada tahap ini saling berikrar

untuk mengikat jadian pacaran untuk membentuk organisasi.

2. Bayi

Jika gagasan pembentukan suatu organisasi diterima dan benar-benar

disepakati, lahirlah suatu oganisasi baru. Tetapi seperti biasanya,

organisasi yang masih “bayi” ini meletakkan serangkaian kegiatan

yang belum jelas benar arah dan tujuanya.

3. Kanak-kanak

Berhasil melalui masa bayi, suatu organisasi kemudian memasuki

tahap kanak-kanak yang mulai belajar mengenal, ingin tahu, dan

malekukan apa saja. Pada tahap ini para anggota organisasi berusaha

meraihnya dengan semngat menggebu-gebu.

4. Remaja

Melewati masa kanak-kanak, suatu organisasi segera beranjak

menjadi remaja yang mulai menyadari adanya atuan-aturan, tata

tertib, juga adab kesopanan serta tata krama. Pada tahp ini, suatu

organisasi mulai menggunakan sebagian besar waktunya untuk

memapankan sendi-sendi administrasinya.

5. Dewasa

Jika konflik-konflik intern pada tahap remaja dapat diatasi, suatu

organisasipun mulai memasuki tahap usia dewasa. Pada tahap ini,

organisasi sudah menekankan pada orientasi pada hasil dan prestasi

kerja, adanya pandangan bersama yang utuh dan padu, serta

mekanisme sistem yang lebih efisien.

11

6. Matang

Oleh rasa dorongan hasrat yang demikian besar untuk menikmati

hasil-hasil kerja dimasa lalu, organisasi pada tahap ini mulai

bergerak memasuki masa kematanganya. Pada tahap ini organisasi

mencapai puncak kemampuannya, yang tetap berusaha

mempertahankan orientasi hasil dan tingkat prestasi yang telah

dicapainya . Organisasi mulai sungkan menangapi hal-hal yang baru

dan lebih suka mengerjakan hal-hal yang sudah terbukti berhasil

selam ini.

7. Aristrokrasi

Pada tahap ini suasana organisasi mulai membosankan. Orang-orang

yang memegang tampuk kekuasaan organisasi secara tidak sadar

mulai dihinggapi rasa khawatir berlebihan tentang berkelanjutan

hidup organisasi dan masa depannya, namun tidak pernah

diungkapkan terus terang.

8. Birokrasi awal

Cepat atau lambat organisasi yang aristokratis tadi akan tersentak

kaget jika ada yang mulai berani menyampaikan ada sesuatu yang

salah dalam organisasi. Sumber-sumber dana utamanya selama ini

mungkin segera menolak memberikan dukungan lebih lanjut.

9. Birokrasi

Pada saat ini organisasi sosial tiba pada tahap birokrasi penuh, yang

tertinggal pada organisasi hanyalah setumpuk peraturan yang njlimet

dan pekerjaan rutin tulis menulis gaya kantoran resmi. Tidak ada lagi

sesuatu yang berarti yang bisa dilakukan, segala sesuatu mesti

tertulis. Suasana kerja benar-benar menjadi tenang dan damai,

mereka akan setuju tentang apa saja, namun tidak pernah melakukan

apapun.

12

10. Mati

Akhirnya, organisasi sosial akan mati, meskipun dalam

kenyataannya banyak organisasi birokratis tidak benar-benar mati,

namun mereka tetap berada pada keadaan yang “setengah mati”.

III. PENUTUP

Demikian sekelumit pengetahuan tentang Perilaku Organisasi

dan Komunikasi dalam organisasi sosial. Tentunya masih jauh dari

yang diharapkan tetapi paling tidak menggugah dan dapat diperkaya

dalam proses pembelajaran maupun bahan renungan ketika dalam

mengelola organisasi kemasyarakatan, organisasi pelayanan, dan

organisasi sejenis. Masih terbuka bagi pembaca budiman untuk

mengkritisi dan menambah dengan ide-ide konstruktif untuk lebih

sempurnanya makalah ini .

Bahan Bacaan:

Muhamad, Arni, (2002), Komunikasi Organisasi, PT. Bumi

Aksara, Jakarta.

Panuju, Redi, (2001), Komunikasi Organisasi, Pustaka Pelajar,

Yogyakarta.

Roben, Stepen (alih bahasa Jusuf Udaya), (1995), Teori

Organisasi, Penerbit Aran, Jakarta.

13